Commissies

De RvC heeft twee vaste commissies: een remuneratiecommissie, auditcommissie en een ad hoc commissie: de werving- en selectiecommissie. De commissies adviseren de Raad over onderwerpen die binnen hun taakgebied vallen en bereiden de besluitvorming van de Raad voor. Dit laat de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming van en door de Raad onverlet. Voor alle commissies zijn reglementen opgesteld. 

Remuneratiecommissie

De remuneratiecommissie bestond in 2025 uit mevrouw van der Vegt (voorzitter) en mevrouw van Hoesel (lid). De commissie adviseert de Raad over taken, resultaatafspraken, de beoordeling, de beloning van de directeur-bestuurder van Bo-Ex en het beloningsbeleid van de RvC. De commissie is hiervoor diverse malen bijeengekomen. De commissie voert de functionerings- en beoordelingsgesprekken met de directeur-bestuurder. De remuneratiecommissie heeft in januari en juli gesprekken gevoerd met de bestuurder. In de RvC van 3 maart 2025 is het bestuurder-prestatiecontract 2025 en het verslag van het remuneratiegesprek besproken. Daarnaast hebben de voorzitter van de RvC en de bestuurder er regelmatig tussentijds overleg en bereiden ze de vergaderingen voor. 

Auditcommissie

De auditcommissie bestond uit mevrouw van Dijck (voorzitter) en de heer Karsten (lid). In maart 2025 is er een nieuwe concern-controller gestart. In de tussenliggende periode was het mogelijk om gebruik te maken van de dienstverlening van een interim concern-controller. De auditcommissie heeft achtmaal vergaderd met de directeur-bestuurder, de manager Bedrijfsvoering, concern controller en bestuurssecretaris. Onderwerpen waarover is gesproken:

Tertiaalrapportages, jaarstukken 2024, (meerjaren)begroting en jaarplan 2026, treasuryjaarplan 2026, diverse audits control, auditplan 2025 en 2026, actualisatie mandateringsregeling, accountantsverslag 2024 en controleplan 2025, managementletter 2025, frauderisicoanalyse, diverse vastgoed investeringsdocumenten zoals projectbesluiten Antoniushof, Zonordreef, aankoop grond Merwedekanaalzone en realisatiebesluiten Ivoordreef, Sterrenwijk, Brederoflats en diverse décharges van afgeronde projecten. Eventuele besluitvorming vond steeds plaats in de RvC als geheel. 

Werving- en selectiecommissie

In de RvC van 3 maart 2025 en 22 april is het voorstel voor de procedure van herbenoeming (2e termijn) van de voorzitter RvC besproken. Daarbij is gebruik gemaakt van de beleidsregels Aw (1-1-2025) en het Bo-Ex reglement werving en selectie. Dit heeft geresulteerd in de benoeming van een werving- en selectiecommissie (de heer Bartlema en mevrouw van der Vegt). Deze commissie heeft een interne evaluatie georganiseerd van functioneren, functieprofiel en invulling van competenties. Dit heeft geleid tot het voorgenomen besluit tot herbenoeming als voorzitter in juni 2025. De commissie heeft de adviesaanvraag OR en aanvraag zienswijze Aw georganiseerd. Na een positieve beoordeling van de AW is de herbenoeming van de voorzitter in de RvC bekrachtigd.

Vergaderingen en besluitvorming RvC

In 2025 heeft de RvC achtmaal regulier vergaderd. Voorafgaand aan elke vergadering heeft de Raad intern overleg, zonder bestuurder. De RvC heeft dit jaar 30 besluiten goedgekeurd, e.e.a. volgens statuten en reglementen: 

• Strategie: ondernemingsplan ‘Kleur geven aan Utrecht’ 2026-2029, portefeuillestrategie, duurzaamheidsbeleid.
• Kaderbrief 2026, jaarplan en (meerjaren)begroting 2026-2029 en treasuryjaarplan 2026, jaarstukken 2024, jaarverslag RvC 2024
• Projecten en investeringen: projectbesluit aankoop grond Merwedekanaalzone gebied 5, realisatiebesluit Brederoflats Kanaleneiland (260 woningen), realisatiebesluit nieuwbouw Ivoordreef Overvecht (159 woningen), realisatiebesluit renovatie Sterrenwijk (147 woningen), projectbesluit Antoniushof (143 woningen) Utrecht Oost en projectbesluit Zonor Overvecht (289 woningen), verkoop WKO Hof van Transwijk, Utrecht.
• Governance: herbenoeming voorzitter RvC mw. B.J.C.J. van Hoesel-Snel, beloning RvC 2026, beoordeling bestuur en managementafspraken 2025, visie op toezicht, actualisatie reglementen mandatering-procuratie, permanente educatie, nevenwerkzaamheden, rooster van aftreden, controleplan 2025, auditjaarplan 2025, visie op bestuur en toezicht, deelname Bo-Ex juridische actie tegen huurbevriezing, ATAD procedure, vergaderschema 2026 AC en RvC.

Verder hebben RvC en MT twee gezamenlijke thema-sessies gehouden. Onderwerpen waren o.a. het ondernemingsplan, portefeuillestrategie, organisatieontwikkeling en risicomanagement. Verder is de RvC in een aparte sessie dieper ingegaan op het ondernemingsplan en portefeuillestrategie.

Overleg met diverse belanghebbenden (stakeholderdialoog)

De RvC geeft op verschillende manieren invulling aan het onderhouden van contacten met de stakeholders van Bo-Ex. In het voorjaar vond de visitatie plaats. De leden van de RvC hebben actief deelgenomen aan diverse stakeholdergesprekken. In oktober was de RvC aanwezig bij de brede stakeholderbijeenkomst over het nieuwe ondernemingsplan. Daarnaast onderhoudt de RvC haar contacten onder de andere door het bijwonen van diverse bijeenkomsten met bewoners(commissies), huurdersvereniging. Bijvoorbeeld de jaarlijkse bijeenkomst voor actieve bewoners, bewonerscommissies en de huurdersvereniging. Maar ook contacten met de interne organisatie zoals diverse personeelsbijeenkomsten.

De RvC heeft in 2025 gesproken met de ondernemingsraad. De OR ervaart een open en constructieve samenwerking met de bestuurder. Verder zijn de ontwikkelingen in de organisatie besproken. De voorzitter van de RvC onderhoudt in principe het contact met de ondernemingsraad.

Er is regelmatig  overleg geweest tussen met name  de huurderscommissarissen van de RvC en het bestuur van de huurdersvereniging Bo-Ex. De twee huurderscommissarissen onderhouden primair het contact met het bestuur van de HV Bo-Ex. Onderwerpen van gesprek zijn onder andere de samenwerking HV en Bo-Ex, de ontwikkeling van de huurdersvereniging zelf, de dienstverlening en uitgebrachte adviezen. De huurdersvereniging heeft geen gemakkelijk jaar gehad met wisselingen in het bestuur en de ledenraad, als RvC zijn we blij dat de inspanningen van velen weer hebben geleid tot een ‘stabielere’ HV-Bo-Ex.

Verder heeft de RvC kennisgemaakt met de toezichthouders vanuit het Waarborgfonds Sociale Woningbouw.

Externe accountant

BDO is najaar 2023 gestart als externe accountant. Bij de RvC junivergadering 2025 was BDO aanwezig voor overleg over de jaarrekening 2024. Dit gesprek vond gedeeltelijk plaats buiten aanwezigheid van de bestuurder. Daarbij heeft BDO aangegeven geen bijzondere signalen voor de RvC te hebben. BDO constateert dat de jaarafsluiting over het algemeen goed is verlopen. 

Vergeleken met vorig jaar signaleert de accountant begin 2024 dat er een duidelijke verbetering is van de interne beheersing onderhoudsverantwoording (prijsvorming en prestatielevering), nadat er verbetermaatregelen zijn genomen. Er is een "mogelijke misstand" onderzocht over kosten voor bewonersbegeleiding bij een specifiek project: er is geen indicatie van bevoordeling van medewerkers of de leverancier gevonden en het bedrag is niet materieel voor de jaarrekening. Het proces van onderzoek is zorgvuldig doorlopen. De vragen van de accountant heeft Bo-Ex naar tevredenheid beantwoord. 

Verder heeft de accountant gesproken over de ICR en risicobereidheid en of Bo-Ex in staat is om bij te sturen als dat nodig mocht zijn (wendbaarheid en flexibiliteit). De RvC spreekt haar waardering uit naar de organisatie over de geboekte vooruitgang, ondanks de vele uitdagingen. 

In het najaar kreeg Bo-Ex een nieuwe partner vanuit BDO, de heer Jordy Janssen. Bij de bespreking van het controleplan 2025 waren zowel afscheidnemende partner, de heer Verwoert als de heer Janssen aanwezig

In de decembervergadering heeft de RvC met BDO uitgebreid de managementletter 2025 besproken. Centraal in dit gesprek stond de door BDO aanbevolen voorzichtigheid bij de meerjarenbegroting, waar duidelijk wordt dat Bo-Ex de grenzen van de normen bereikt.  De vraag die centraal staat is de vraag of Bo-Ex in staat is om op tijd bij te sturen? Tijdens het gesprek met de RvC is verheldering gekomen over de beschikbare mogelijkheden voor bijsturing.  

De RvC is blij met de constructieve en kritische samenwerking met BDO en wat dit Bo-Ex brengt. BDO heeft naast de reguliere werkzaamheden geen non-assurance diensten verricht.